Iterative Potenzialanalyse

Was können IT-Verantwortliche nun tun, um Komplexität zu reduzieren und damit die Kosten ihrer Landscape zu optimieren? Das Vorgehen „Iterative Potenzialanalyse“ hat sich in Projekten bewährt und zu bemerkenswerten Nutzeneffekten geführt. Es handelt sich dabei um einen 5-Step-Approach, der schrittweise und selektiv von Ideen zu letztendlich machbaren und wirtschaftlich überzeugenden Maßnahmen führt.
 
Der erste Schritt besteht darin, zunächst die Potenziale zu identifizieren und zustrukturieren. Diese bzw. mögliche Ansatzpunkte sind i.d.R. im Unternehmen latent bekannt. Es geht darum, diese im Rahmen von Interviews und Workshops mit IT und Fachbereichsvertretern zu sammeln und zu kategorisieren. Die Optimierungsideen werden anschließend einer ersten Verifizierung hinsichtlich maximalem Nutzenpotenzial und Umsetzbarkeit unterzogen. Auf dieser Basis erfolgen eine vorläufige Priorisierung und eine Definition von Optimierungsschwerpunkten. Damit ist ein erster Filter gesetzt, der die anfänglich teilweise sehr hohe Zahl von Optimierungsideen erheblich reduziert. Ergebnis ist eine Basisliste der Optimierungspotenziale.

Der zweite Schritt hat zum Ziel, die einzelnen Landscape-Schichten zu analysieren und insbesondere die Vernetzungen herauszuarbeiten. Hier kommt ein ganzheitlicher Ansatz zum tragen der das komplexe Gefüge von Prozessen, Applikationen, Systemen und diese Landscape-Schichten permanent verändernden Projekten betrachtet. Über eine so genannte Landscape Optimization Matrix kann das Wirkungsgefüge zwischen den Landscape Schichten und der Umsetzung von Optimierungsideen sehr gut transparent gemacht werden.

Im dritten Schritt wird nun die Umsetzbarkeit ausgewählter Optimierungspotenziale (Reihenfolge gemäß zuvor vergebener Priorität) vor dem Hintergrund der Gesamt-Landscape geprüft. Dabei ist es hilfreich, zumindest eine Grobkonzeption der Realisierung zu skizzieren und die relevanten Rahmenbedingungen zu strukturieren.

An diesem Punkt ist herausgearbeitet, welche der anfänglich gesammelten Optimierungsansätze tatsächlich umsetzbar sind und wie die Realisierung zu gestalten sein wird. In einigen Fällen wird man feststellen, dass zwar die technische Machbarkeit gegeben ist, aber kaum zu überwindende kulturelle oder politische Barrieren bestehen. In solchen Fällen ist zu prüfen, ob ein gezieltes Stakeholder und Change Management zielführend sein kann.

Nun liegen die machbaren Optimierungsansätze in ausreichend detaillierter Form auf dem Tisch. Im vierten Schritt wird nun die Wirtschaftlichkeit bewertet und überprüft. Auf Basis des zuvor ausgearbeiteten Grobkonzepts können die Kosten einer möglichen Maßnahme relativ einfach kalkuliert werden. Auf der anderen Seite erfolgt eine Bewertung des Grades der Umsetzbarkeit von Optimierungspotenzialen vor dem Hintergrund der Machbarkeit sowie eine Berechnung des effektiven Nutzens. Kosten und Nutzen werden dann in Form eines Business Case gegenübergestellt.

Die Erfahrung hat gezeigt, dass insbesondere in Landscape Optimization Initiativen eine starke Change Management Komponente unerlässlich ist. Der Business Case hilft einerseits bei der Einschätzung der Sinnhaftigkeit einzelner Maßnahmen. Andererseits objektiviert er die Untersuchungsergebnisse und liefert eine konsistente Argumentationsbasis. Dies sollte auch dadurch gestützt werden, dass frühzeitig Messpunkte und Messgrössen vereinbart werden, die eine spätere objektive Erfolgsbeurteilung der Maßnahmen ermöglicht.

Machbarkeit, Kosten, Nutzen und ein Vorschlag zur Erfolgsmessung sind nun erarbeitet. Im fünften Schritt werden die auf dieser Basis priorisierten Maßnahmen den Stakeholdern vorgestellt und diskutiert. Gemeinsam wird bzgl. der formulierten Handlungsempfehlungen entschieden.

Die Maßnahmen werden in Verbindung mit dem erforderlichen Budget terminiert und verabschiedet. Ergebnis der Iterativen Potentialanalyse ist letztendlich eine fokussierte mittelfristige IT-Strategie.

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